Jednoosobowa działalność: porządek w poczcie bez oddawania jej w cudze ręce
Gdy prowadzisz działalność sam, poczta w jednoosobowej firmie jest jednocześnie sekretariatem, działem sprzedaży i księgowością. Każda wiadomość od klienta czy kontrahenta trafia do Ciebie, a czasu na porządkowanie skrzynki jest mało. Ta strona opisuje, jak asystent poczty z AI może pomóc w takiej sytuacji, i co zostaje po Twojej stronie. To scenariusz możliwości programu, a nie opis konkretnego użytkownika.
W wersji beta AI jest zastępcze. Odpowiada testowy dostawca zastępczy, a nie prawdziwy model językowy: jego odpowiedzi to krótkie, schematyczne teksty, które mówią, że pochodzą z serwera testowego. Poniżej opisujemy, jak funkcje działają po podłączeniu prawdziwego modelu, który pojawi się przed startem komercyjnym.
Wszystko na jednej głowie
W jednoosobowej firmie nie ma kto przejrzeć skrzynki za Ciebie, gdy jesteś u klienta, w podróży albo po prostu skupiony na pracy. Wiadomości z terminami giną między zapytaniami, a odpowiedzi na typowe pytania pisze się od nowa. Do tego dochodzi obawa, że narzędzie AI zobaczy wszystko, co przychodzi na firmowy adres.
Szybkie rozeznanie po powrocie do skrzynki
Klasyfikacja wiadomości e-mail wskazuje kategorię i priorytet każdej wiadomości, więc po kilku godzinach poza komputerem od razu widzisz, co wygląda na pilne, co jest fakturą, a co ofertą. Streszczenie pozwala zorientować się w długiej korespondencji, a wykrywanie zadań i terminów podpowiada, czego dotyczą zobowiązania. To wskazówki: kwoty, daty i numery zawsze sprawdzaj w oryginale.
Szkice odpowiedzi zamiast pustej kartki
Odpowiedzi na e-maile AI dają pierwszą wersję tekstu do poprawienia. Miejsca, w których model nie zna faktów, są oznaczone jako [UZUPEŁNIJ: …], więc nic nie zostanie wysłane z wymyślonymi ustaleniami. Przycisk „Popraw język” prosi AI o poprawę stylu, gramatyki i tonu bez dodawania nowych faktów. Wysyłka wymaga zatwierdzenia szkicu i osobnego potwierdzenia, a program nigdy nie wysyła wiadomości samodzielnie, więc ostatnie słowo masz Ty.
Poczta zostaje na Twoim komputerze
Prywatność poczty e-mail i AI w jednoosobowej firmie sprowadza się do prostego pytania: gdzie leży korespondencja? Dla osoby, która odpowiada za wszystkie dane swojej firmy, to kluczowe. W EBIURO24 Mail AI treść poczty zostaje domyślnie na Twoim komputerze, jest tam przechowywana w postaci zaszyfrowanej (tematy, dane nadawców, adres skrzynki i nazwy folderów nie są szyfrowane lokalnie), a serwer EBIURO24 nie trzyma jej w swojej bazie danych. Funkcje AI są wyłączone, dopóki ich nie włączysz. Przed każdą akcją widzisz podgląd tekstu, który zostanie wysłany, po zamaskowaniu wskazanych danych: adresy e-mail, numery telefonów, numery IBAN i polskie 26-cyfrowe numery rachunków (ze spacjami lub bez), numery kart płatniczych, numery PESEL, NIP i REGON, numery dowodów osobistych i paszportów, adresy IP oraz sekrety: klucze dostawców, tokeny JWT, hasła i kody jednorazowe wprost nazwane w tekście oraz tajne części linków. Załączniki nigdy nie są wysyłane do AI.
Praca w drodze i bez internetu
Ten program pocztowy dla Windows pozwala przeglądać i przeszukiwać pobraną pocztę także bez połączenia z siecią: wyszukiwanie działa lokalnie po temacie i nadawcy. Szkice możesz edytować offline, a akcje AI wrócą po odzyskaniu połączenia, bo wymagają sprawdzenia limitu na serwerze.
Jeśli chcesz, możesz włączyć opcjonalną usługę w tle, która synchronizuje pocztę, gdy program jest zamknięty. Jest domyślnie wyłączona, jej stan widać w programie, a ona sama nigdy nie wysyła wiadomości.
Koszt
W czasie bety każdy użytkownik dostaje bezpłatny plan demo z bardzo dużą pulą operacji AI i bez płatności. Płatne plany jeszcze nie istnieją i nie ma cennika, więc nie podajemy żadnych cen. Zasady po zakończeniu bety nie są jeszcze ustalone.
Co warto wiedzieć przed startem
- W wersji beta odpowiada testowy dostawca zastępczy, a nie prawdziwy model językowy. Prawdziwy dostawca zostanie podłączony przed startem komercyjnym.
- Skrzynki Microsoft 365 i Outlook.com nie są jeszcze obsługiwane (wymagają logowania OAuth), a konta Google Workspace prawdopodobnie też nie. Osobisty Gmail powinien działać z hasłem aplikacji, o ile Google je oferuje.
- Program działa na Windows 11 (testowane); Windows 10 nie był testowany.
- Dane lokalne są chronione mechanizmem Windows powiązanym z Twoim kontem użytkownika, a nie osobnym hasłem.
Jak zacząć
Pobierz wersję beta dla Windows, na początek wybierz skrzynkę testową z fikcyjnymi wiadomościami i przejdź przez cały przepływ. Do prawdziwych prób dodaj osobną skrzynkę założoną do prób, a przed włączeniem AI przeczytaj poradnik jak używać AI do poczty firmowej bez ujawniania danych osobowych.