Prywatność poczty e-mail i AI: co dzieje się z Twoimi danymi

Poczta firmowa to korespondencja z klientami, faktury i umowy. Opisujemy tu rzeczowo, co EBIURO24 Mail AI robi z danymi: co zostaje na komputerze, co przechowuje serwer, kiedy tekst trafia do modelu AI i jak wszystko usunąć. Tam, gdzie coś jest ograniczeniem, piszemy o tym wprost.

Zasada podstawowa

Treść Twojej poczty domyślnie zostaje na Twoim komputerze. Serwer EBIURO24 nie zapisuje treści wiadomości. Funkcje AI są wyłączone, dopóki ich nie włączysz w ustawieniach prywatności, a gdy są włączone, tekst wiadomości opuszcza komputer tylko po Twoim kliknięciu i potwierdzeniu podglądu. W wersji beta idzie wtedy z programu przez serwer EBIURO24 do dostawcy AI, wyłącznie w pamięci, i nigdzie nie jest zapisywany ani logowany.

Co zostaje na Twoim komputerze

Poczta, szkice i wyniki AI (streszczenia, klasyfikacje, zadania), ustawienia i logi. Treści wiadomości, wyniki AI i szkice są szyfrowane na dysku mechanizmem Windows DPAPI dla Twojego konta użytkownika.
Hasła do skrzynek trafiają do Menedżera poświadczeń Windows. Program nigdy nie zapisuje ich w bazie danych ani w plikach.
Dziennik pracy programu zawiera wyłącznie dane techniczne. Nie zapisuje tokenów, kluczy, treści wiadomości, promptów AI ani danych płatniczych.

Co przechowuje serwer EBIURO24

Serwer obsługuje konto, uprawnienia i limity. Przechowuje adres e-mail konta oraz skrót hasła, informacje o urządzeniach, na których zalogowano konto, dane o planie, liczniki zużycia (rodzaj operacji, model, liczba tokenów, szacowany koszt, czas), zgłoszenia do obsługi z odpowiedziami oraz opcjonalnie paczkę diagnostyczną. Serwer nie przechowuje treści wiadomości (także tych, które przekazuje do AI), danych logowania do Twoich skrzynek pocztowych ani danych kart płatniczych.

Kiedy dane opuszczają komputer

Do serwera EBIURO24: rejestracja i logowanie, rejestracja urządzenia, sprawdzanie uprawnień, liczby zużytych operacji (bez treści), zgłoszenia do obsługi oraz anonimowe sprawdzanie aktualizacji. Serwer widzi adres IP klienta, jak każdy serwer WWW.
Do dostawcy modelu AI, przez serwer EBIURO24: dopiero po tym, jak potwierdzisz podgląd dokładnego tekstu. Tekst jest skracany, a wskazane dane osobowe są maskowane przed wysłaniem z komputera. Załączniki nigdy nie są wysyłane.
Do Twojego dostawcy poczty: zwykły ruch IMAP i SMTP, wyłącznie z szyfrowaniem (TLS lub STARTTLS). Połączenia bez szyfrowania nie są obsługiwane.
Do obsługi klienta: paczka diagnostyczna tylko wtedy, gdy zaznaczysz zgodę. Zawiera wersje, przełączniki ustawień i wyniki testów, bez treści wiadomości, adresów e-mail, tematów, promptów AI, haseł i tokenów. Przed zapisaniem jest sprawdzana pod kątem takich danych.

Podgląd i zgoda przed każdą akcją AI

Każda akcja AI (streszczenie, klasyfikacja, zadania, analiza tonu, szkic) uruchamia się wyłącznie po kliknięciu. Zanim cokolwiek zostanie wysłane, widzisz dokładny tekst, jaki trafi do modelu, nazwę modelu i szacowany koszt. Jeśli w podglądzie zobaczysz coś, czego nie chcesz udostępniać, po prostu nie potwierdzaj akcji.

Maskowanie danych osobowych

Przed wysłaniem do modelu program maskuje: adresy e-mail, numery telefonów, numery IBAN, numery kart płatniczych, numery PESEL i NIP. Zastępuje je znacznikami, na przykład [EMAIL_1], a odpowiedź modelu jest po stronie komputera uzupełniana oryginalnymi wartościami. Maskowanie możesz wyłączyć w ustawieniach, ale domyślnie jest włączone.

To nie jest pełna anonimizacja. Na liście nie ma imion i nazwisk, adresów pocztowych ani informacji opisowych zawartych w treści, więc mogą one pozostać w tekście. Dlatego podgląd jest tak ważny. Praktyczne wskazówki znajdziesz w poradniku AI do poczty firmowej a dane osobowe.

Analiza automatyczna: osobna, domyślnie wyłączona zgoda

Analiza automatyczna działa przez usługę w tle i jest domyślnie wyłączona. Obejmuje wyłącznie analizy tylko do odczytu (streszczenie, klasyfikacja, zadania), nigdy szkice, i nigdy nie wysyła wiadomości. Po jej włączeniu tekst wiadomości jest wysyłany do dostawcy AI (przez serwer EBIURO24) bez osobnego podglądu każdej wiadomości, w ramach limitu planu. Możesz ją wyłączyć w każdej chwili.

Którędy idzie tekst do AI

W wersji beta program używa trasy przez serwer: program na Twoim komputerze → serwer EBIURO24 → dostawca AI. Nie potrzebujesz własnego klucza do usługi AI. Zanim cokolwiek wyjdzie z komputera, program maskuje wskazane dane osobowe i pokazuje podgląd dokładnego tekstu. Dopiero po Twoim potwierdzeniu serwer dostaje zatwierdzony, zamaskowany i skrócony tekst i przekazuje go dalej do dostawcy modelu.

Serwer nie zapisuje tego tekstu ani odpowiedzi w bazie danych i nie zapisuje ich w dziennikach. Trzyma je wyłącznie w pamięci na czas wywołania, a odpowiedź jeszcze przez krótkie okno ponowienia (domyślnie około dwóch minut), żeby identyczne ponowienie żądania nie było liczone dwa razy. Opisujemy to szczerze i do końca: to rozwiązanie sprawdzają testy automatyczne, a nie niezależny audyt, a osoba z dostępem do działającego procesu serwera mogłaby technicznie zobaczyć tekst w pamięci w czasie wywołania. Ekran zgody informuje, którą trasą idzie tekst.

Uwaga: w wersji beta AI jest zastępcze. Za serwerem EBIURO24 działa na razie testowy dostawca zastępczy, a nie prawdziwy model językowy. Jego odpowiedzi to krótkie, schematyczne, z góry przygotowane teksty budowane na podstawie tematu wiadomości i opatrzone informacją, że pochodzą z serwera testowego. Nie oceniaj po nich, jak będzie działać AI. Prawdziwy dostawca modelu zostanie podłączony przed startem komercyjnym.

Nie podajemy tu nazwy docelowego dostawcy modelu AI ani jego warunków przetwarzania, bo prawdziwy dostawca nie został jeszcze podłączony. Jego opis i warunki opublikujemy razem z polityką prywatności i regulaminem, przed startem komercyjnym.

Program nie wysyła poczty samodzielnie

Szkic odpowiedzi musisz najpierw zatwierdzić, a potem osobno potwierdzić wysyłkę. Każda zmiana treści po zatwierdzeniu cofa zatwierdzenie. Usługa w tle nie ma w ogóle modułu wysyłającego pocztę.

Usuwanie danych

W ustawieniach prywatności możesz wyczyścić lokalną pamięć AI (zapisane streszczenia, klasyfikacje i zadania) oraz zapamiętane treści wiadomości. Szkice odpowiedzi to Twoje dokumenty i są usuwane osobno.
Usunięcie skrzynki usuwa jej lokalne wiadomości, szkice i wyniki AI oraz hasło z Menedżera poświadczeń. Wiadomości na serwerze pocztowym zostają nienaruszone.
Opcja „Usuń wszystkie dane poczty” kasuje wszystko naraz.
Wiadomość usuniętą lub przeniesioną na serwerze pocztowym program ukrywa przy najbliższym odświeżeniu, a z komputera usuwa po 30 dniach. Gdy zależy Ci na natychmiastowym usunięciu, użyj opcji usuwania danych poczty.
Przy odinstalowaniu programu możesz zdecydować o usunięciu danych lokalnych.
Usunięcie konta na serwerze odbywa się obecnie na zgłoszenie do obsługi. Nie ma jeszcze samoobsługowego usuwania ani eksportu danych konta.

Ograniczenia, o których warto wiedzieć

Dane lokalne są chronione mechanizmem DPAPI powiązanym z Twoim kontem Windows, a nie osobnym hasłem. Osoba, która może uruchamiać kod na Twoim koncie Windows, może je odczytać.
Instalator nie jest jeszcze podpisany cyfrowo, więc Windows SmartScreen może wyświetlić ostrzeżenie. Jak postąpić, opisujemy na stronie pobierania.
To wersja beta. AI jest w niej zastępcze, a tekst do AI przechodzi przez serwer EBIURO24 (tylko w pamięci). Politykę prywatności, regulamin i opis przetwarzania AI opublikujemy przed startem komercyjnym.
Ta strona opisuje fakty techniczne. Nie jest poradą prawną ani oceną prawną, na przykład w świetle RODO. Decyzję o użyciu programu w Twojej organizacji powinna poprzedzić własna ocena.

Wskazówki dla użytkowników programu i zespołów biurowych zebraliśmy w poradnikach o poczcie i AI. Jeśli masz pytanie, zajrzyj do pomocy do programu pocztowego lub sprawdź, jak się z nami skontaktować.