Biuro i mała firma: porządek w korespondencji i jasne zasady dla danych
Poczta w biurze i małej firmie jest narzędziem pracy, ale też archiwum: faktury, oferty, umowy, zapytania od klientów i korespondencja z biurem rachunkowym. Ta strona pokazuje, jak program do obsługi poczty z AI może pomóc w takim środowisku, oraz jak ustalić w zespole zasady dotyczące tego, co wolno wysłać do modelu. Opisujemy możliwości programu, a nie przypadki konkretnych klientów.
W wersji beta AI jest zastępcze. Odpowiada testowy dostawca zastępczy, a nie prawdziwy model językowy: jego odpowiedzi to krótkie, schematyczne teksty, które mówią, że pochodzą z serwera testowego. Poniżej opisujemy, jak funkcje działają po podłączeniu prawdziwego modelu, który pojawi się przed startem komercyjnym.
Jedna skrzynka, wiele rodzajów spraw
W małej firmie ta sama osoba często odpowiada za sprzedaż, rozliczenia i kontakt z dostawcami. Skrzynka miesza więc pilne zgłoszenia, faktury z terminem płatności, oferty, prośby o akceptację urlopu i reklamy. Najtrudniej nie przeoczyć wiadomości, która wygląda niepozornie, a ma termin. Program ma pomagać w tym rozeznaniu, ale zostawia ostateczne decyzje człowiekowi.
Kategorie, które odpowiadają pracy biura
Klasyfikacja wiadomości e-mail używa kategorii bliskich codziennym sprawom: pilne, faktura, oferta, support, umowa, podejrzany spam i inne, wraz z priorytetem. Dzięki temu wiadomości dotyczące rozliczeń i umów możesz przejrzeć w jednym podejściu, a ofertami zająć się wtedy, gdy masz na to czas. To wskazówka do kolejności czytania. Program niczego nie usuwa ani nie przenosi na podstawie kategorii, więc podejrzany spam oceniasz sam.
Terminy płatności i prośby o odpowiedź
Wykrywanie zadań i terminów wskazuje w treści wiadomości, kto ma coś zrobić i do kiedy, na przykład termin zapłaty na fakturze albo prośbę o odpowiedź do końca tygodnia. Streszczenia wiadomości i wątków skracają wejście w sprawę, gdy korespondencja jest długa. Daty, kwoty i numery kont zawsze sprawdzaj w oryginalnej wiadomości, a termin przepisz do własnego kalendarza, bo program nie jest kalendarzem.
Zasady dotyczące danych: kto włącza AI i dla jakich skrzynek
W biurze pojawia się pytanie, które w pojedynczej firmie warto rozstrzygnąć na początku: co wolno wysłać do AI? EBIURO24 Mail AI daje do tego kilka narzędzi. Funkcje AI są domyślnie wyłączone i włączasz je w ustawieniach prywatności. Każda akcja wymaga kliknięcia i obejrzenia podglądu dokładnego tekstu. Przed wysłaniem program maskuje: adresy e-mail, numery telefonów, numery IBAN i polskie 26-cyfrowe numery rachunków (ze spacjami lub bez), numery kart płatniczych, numery PESEL, NIP i REGON, numery dowodów osobistych i paszportów, adresy IP oraz sekrety: klucze dostawców, tokeny JWT, hasła i kody jednorazowe wprost nazwane w tekście oraz tajne części linków. Imiona i nazwiska oraz adresy ulic nadal nie są rozpoznawane i mogą pozostać w tekście. Załączniki nigdy nie są wysyłane. Analiza automatyczna w tle jest osobną, domyślnie wyłączoną zgodą.
Praktyczna propozycja: ustal, kto w firmie włącza AI, dla których skrzynek je włączacie i czy analiza automatyczna ma być w ogóle używana. Skrzynek z danymi kadrowymi, finansowymi lub medycznymi lepiej w AI nie włączać. Więcej wskazówek znajdziesz w poradniku AI do poczty firmowej a dane osobowe. Strona nie jest poradą prawną, a ocenę dla swojej organizacji, na przykład w zakresie RODO, warto skonsultować z odpowiedzialną osobą.
Wspólna skrzynka i kilka osób
Program łączy się ze skrzynką przez IMAP/SMTP, z loginem i hasłem lub hasłem aplikacji. Jeśli Twój dostawca poczty udostępnia taki dostęp dla wspólnej skrzynki, możesz dodać ją jak każdą inną. Każda osoba instaluje ten program pocztowy dla Windows na własnym komputerze, a dane lokalne są przechowywane na tym komputerze: treści wiadomości, wyniki AI i szkice są zaszyfrowane dla konta użytkownika Windows, a tematy, dane nadawców, adres skrzynki i nazwy folderów leżą na dysku bez szyfrowania. Program nie synchronizuje wyników AI między komputerami.
Uwaga: Microsoft 365 i Outlook.com
Wiele biur korzysta z Microsoft 365. Skrzynki Microsoft 365 i Outlook.com nie są jeszcze obsługiwane, bo wymagają logowania OAuth, którego program jeszcze nie ma. Konta Google Workspace prawdopodobnie także. Jeśli Twoja firma korzysta z jednego z tych rozwiązań, na razie program nie połączy się z taką skrzynką. Obsługa OAuth jest planowana, bez podanego terminu.
Pozostałe ograniczenia wersji beta
- Program działa na Windows 11 (testowane); Windows 10 nie był testowany.
- Odpowiada testowy dostawca zastępczy, a nie prawdziwy model językowy.
- Dane wydawcy i dokumenty prawne (polityka prywatności, regulamin) nie zostały jeszcze opublikowane; pojawią się przed startem komercyjnym.
- Płatne plany jeszcze nie istnieją, a w czasie bety każdy ma bezpłatny plan demo. Zasady po zakończeniu bety nie są jeszcze ustalone.
Jak zacząć w biurze
Zacznij od jednej osoby i skrzynki testowej z fikcyjnymi wiadomościami: pobierz wersję beta dla Windows i przejdź przez cały przepływ. Potem dodaj osobną skrzynkę założoną do prób, a dopiero na końcu zdecyduj, czy i jak wykorzystać program przy prawdziwej poczcie. Jeśli pracujesz sam, zobacz scenariusz jednoosobowa działalność.